Kontrola L4 – Kiedy i jak, czyli co musisz wiedzieć

Czasem zdarza się tak, że z powodu choroby lub wypadku stajesz się z dnia na dzień czasowo niezdolny do pracy i lekarz wystawia Ci zwolnienie z pracy na druku e-ZLA ( słynne L4) .W tej sytuacji staje się przed dylematem co mi wolno a czego nie, dlatego też dzisiaj chcemy rozwiać pewne mity które narosły wokół kontrolowania pracowników przebywających na zwolnieniu oraz wyjaśnić zasady ich przeprowadzania. Poniższe wyjaśnienia są oparte na obowiązujących przepisach prawa, interpretacji ZUSu oraz orzeczeń sądowych.
Zrozumienie zasad dotyczących kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich jest ważne dla pracowników z kilku powodów:

  1. Zrozumienie praw i obowiązków: Pracownicy muszą znać swoje prawa i obowiązki, aby móc właściwie korzystać ze zwolnień lekarskich. Wiedza ta pozwala na zapewnienie, że zwolnienia są wykorzystywane zgodnie z ich celem, tj. umożliwienie pracownikowi powrotu do zdrowia lub sprawowania opieki nad członkiem rodziny.
  2. Uniknięcie konsekwencji niewłaściwego wykorzystania zwolnień: Nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego może prowadzić do konsekwencji, takich jak utrata prawa do zasiłku chorobowego czy nawet dyscyplinarnych.
  3. Zrozumienie procesu kontroli: Pracownicy powinni być świadomi, że ich zwolnienia lekarskie mogą być kontrolowane, i zrozumieć, co taka kontrola oznacza. Wiedza ta pomaga im być przygotowanym na taką sytuację i wiedzieć, jak się zachować.
  4. Prawidłowa komunikacja ze stronami zainteresowanymi: Zrozumienie obowiązku informowania lekarza, pracodawcy i ZUS o miejscu pobytu w czasie zwolnienia lekarskiego jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowej komunikacji i uniknięcia nieporozumień.

Myślę, że po tym przydługim wstępie czas na konkrety:

Uprawnienia pracodawcy


Pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, jeżeli spełnia dwa warunki:

  1. Wypłaca wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie art. 92 kodeksu pracy. Ma on prawo do przeprowadzania tej kontroli za okres, za który przysługuje wynagrodzenie, nawet jeżeli nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków.
  2. Ustala uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i wypłaca je ubezpieczonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r., gdy zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Jak kontrola jest przeprowadzana?


Pracodawca zleca to zadanie pracownikowi, który posiada dobrą wiedzę o przepisach określających zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, a także przepisów o ochronie danych osobowych, i która cieszy się dobrą opinią i budzi zaufanie.
Pracodawca może również zlecić przeprowadzenie kontroli firmie zewnętrznej. Jednakże, umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a firmą zewnętrzną powinna precyzyjnie określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, które są niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Pomimo zlecenia kontroli firmie zewnętrznej, pracodawca nadal jest administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi dbać o to, by przepisy o ochronie danych osobowych nie zostały naruszone.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli


Każda osoba udająca się na kontrolę powinna posiadać imienne upoważnienie wystawione przez pracodawcę, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r. Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą lub dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu. Pracodawca jest zobowiązany do wystawienia imiennego upoważnienia osobie przeprowadzającej kontrolę, także w przypadku, gdy przeprowadzenie kontroli powierzył innemu, zewnętrznemu podmiotowi.

Pamiętajmy, że kontrola zwolnień lekarskich musi być przeprowadzana z poszanowaniem praw pracowników.

Kogo i kiedy pracodawca może skontrolować?

Weryfikacja prawidłowości korzystania ze zwolnień lekarskich od pracy może dotyczyć każdego pracownika lub innego ubezpieczonego, np. osoby wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia. Kontrola może być przeprowadzana niezależnie od adnotacji lekarskiej na zwolnieniu, zarówno w przypadku, gdy lekarz zalecił, że „chory powinien leżeć”, jak i w sytuacji, gdy adnotacja mówi, że „chory może chodzić”.

Kryteria doboru osób podlegających kontroli

Pracodawca może szczególnie zwrócić uwagę na osoby, które:

  • Korzystają często z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy,
  • Otrzymują kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy,
  • Korzystają z kolejnych okresów zasiłkowych,
  • Już wcześniej były pozbawione prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego albo świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich od pracy,
  • Naprzemiennie i z dużą częstotliwością wnioskują o zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy,
  • Po wystawieniu przez lekarza orzecznika ZLA/K otrzymują kolejne zwolnienia lekarskie,
  • Wobec których zachodzi podejrzenie, że w czasie zwolnienia od pracy wykonują pracę zarobkową lub wykorzystują zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem.
    Należy tu pamiętać, że powyższe kryteria są tylko wskazaniami ZUSu do kontroli, a pracodawca ma prawo do kontroli każdego pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim

Kiedy i gdzie kontrolować?

Pracodawca powinien przeprowadzać kontrole w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych terminów. Kontrole takie mogą również odbywać się w dni wolne od pracy i w dowolnych godzinach, z poszanowaniem zasad współżycia społecznego. Kontrole mogą być nasilone w okresach, w których wzrasta liczba pracowników korzystających ze zwolnień lekarskich.

Miejsce przeprowadzenia kontroli może być:

  • Miejsce zamieszkania pracownika,
  • Miejsce czasowego pobytu (adres podawany w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA),
  • Miejsce pracy lub miejsce prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku pracownika, który jest równocześnie zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo prowadzi działalność pozarolniczą),
  • Inne miejsce, jeżeli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

Pracodawca ma obowiązek dbać o prawidłowość korzystania ze zwolnień lekarskich, ale należy pamiętać, że kontrola musi być przeprowadzana w sposób zgodny z przepisami prawa.

Osoba kontrolująca nie może wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji o stanie
zdrowia lub przyczynie, która spowodowała niezdolność do pracy

Kontrola wykorzystywania zwolnień lekarskich w kontekście opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny

Pracodawca ma prawo do sprawdzenia, czy zwolnienie lekarskie od pracy jest wykorzystywane zgodnie z jego przeznaczeniem, a także czy istnieją inne osoby w domu, które mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny. Kontrola skupia się na trzech kluczowych elementach:

  1. Czy pracownik nie wykonuje w tym czasie pracy zarobkowej?
  2. Czy pracownik nie wykorzystuje zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z jego celem?
  3. Czy obecność innych domowników pozwala na zapewnienie opieki dziecku lub choremu członkowi rodziny? (Ten punkt nie dotyczy opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.)

Istotność ustalenia innych potencjalnych opiekunów

Ustalenie, czy obecni są inni domownicy mogący zapewnić opiekę, jest kluczowe z punktu widzenia uprawnienia do zasiłku opiekuńczego. Zasada jest taka, że zasiłek ten przysługuje, o ile dziecko lub inny chory członek rodziny nie mają zapewnionej opieki ze strony członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym.

Jednakże, opieka nad chorym dzieckiem w wieku do lat dwóch jest wyjątkiem – rodzice mają prawo do zasiłku opiekuńczego nawet, jeśli są inni członkowie rodziny, którzy mogliby zapewnić dziecku opiekę.

Kto nie może zapewnić opieki?

Za członka rodziny, który może zapewnić opiekę nie uważa się:

  • Osoby całkowicie niezdolnej do pracy,
  • Osoby chorej,
  • Osoby, która jest niesprawna fizycznie lub psychicznie ze względu na swój wiek,
  • Osoby prowadzącej gospodarstwo rolne,
  • Pracownika odpoczywającego po pracy na nocnej zmianie,
  • Osoby prowadzącej działalność pozarolniczą, która nie może regulować swojego czasu pracy w sposób dowolny (ma ustalone godziny pracy),
  • Osoby, która nie jest zobowiązana do sprawowania opieki na podstawie przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, jeśli odmawia ona sprawowania opieki, np. babci dziecka, jeżeli odmawia opieki nad chorym dzieckiem (nawet jeżeli opiekuje się nim gdy jest zdrowe).

Postępowanie w przypadku nieobecności pracownika w domu podczas kontroli

Jeżeli w trakcie kontroli pracownik nie został zastany w domu, kontrolę powinno się w miarę możliwości powtórzyć. Następnie, pracownik powinien wyjaśnić przyczyny swojej nieobecności.

Nieobecność w domu podczas kontroli nie musi bezpośrednio wskazywać na niewłaściwe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego. Pracownik może mieć dobre powody do nieobecności, takie jak wizyta u lekarza czy rehabilitacja. W takim przypadku, nie można uznać, że zwolnienie lekarskie zostało wykorzystane nieprawidłowo.

Jednak jeśli pracownik nie udzieli wyjaśnień, lub odmówi udzielenia wyjaśnień na temat przyczyn swojej nieobecności podczas kontroli, można uznać, że zwolnienie lekarskie zostało wykorzystane niewłaściwie !

Zmiana miejsca pobytu podczas zwolnienia lekarskiego

Adres, na którym pracownik będzie przebywać podczas zwolnienia lekarskiego, powinien znajdować się w zwolnieniu lekarskim. Pracownik ma obowiązek poinformować lekarza wystawiającego zwolnienie o swoim miejscu pobytu podczas niezdolności do pracy, jeśli różni się on od jego miejsca zamieszkania.

Pracownik jest również zobowiązany poinformować pracodawcę oraz ZUS o zmianie miejsca pobytu podczas zwolnienia lekarskiego w ciągu 3 dni od momentu tej zmiany. Informację tę można przekazać telefonicznie, mailowo, lub za pośrednictwem poczty.

Jeśli pracownik nie poinformował lekarza o zmianie miejsca pobytu, które różni się od adresu zamieszkania, lub nie poinformował pracodawcy (i ZUS) o zmianie miejsca pobytu w ciągu 3 dni od tej zmiany, a kontrolerzy nie zastali go pod adresem wskazanym w zwolnieniu lekarskim, bez innych dowodów na niewłaściwe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego, nie można uznać, że pracownik niewłaściwie wykorzystał zwolnienie lekarskie.

Według orzecznictwa, niedostarczenie prawidłowego adresu na zaświadczeniu lekarskim przez pracownika nie może być interpretowane jako niewłaściwe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego, ponieważ nie jest to zachowanie, które mogłoby mieć związek ze zdrowotnymi przesłankami udzielania tego zwolnienia, ani nie może rodzić podejrzeń co do rzeczywistego stanu zdrowia ubezpieczonego.

Czynności dozwolone do wykonania przez pracownika w czasie zwolnienia lekarskiego

W trakcie zwolnienia lekarskiego, niezależnie od tego, czy lekarz zalecił „leżenie w łóżku” czy „możliwość chodzenia”, pracownik powinien powstrzymać się od wykonywania czynności, które mogą być sprzeczne z celem zwolnienia lekarskiego, a zwłaszcza takie, które mogą przedłużać okres niezdolności do pracy. Czas zwolnienia powinien służyć do rekonwalescencji i powrotu do zdrowia.

Jednak osoba niezdolna do pracy ma prawo wykonywać typowe czynności dnia codziennego oraz te związane z jej stanem zdrowia. Na przykład, może udać się do apteki, na codzienne zakupy żywności (niestety wyjazd do supermarketu na drugim końcu miasta lub w innej miejscowości wykracza już za to pojęcie), na badania lub wizytę u lekarza. Szczególnie jeśli jest osobą samotną i nie może polegać na pomocy innych, wykonanie przez nią czynności dnia codziennego w czasie niezdolności do pracy jest nieuniknione. To nie są okoliczności, które mogą stanowić podstawę do odebrania prawa do zasiłku chorobowego.

Wyjście na spacer, szczególnie jeśli jest zalecane przez lekarza w ramach rekonwalescencji i jest zgodne z adnotacją lekarską „chory może chodzić”, jest także uzasadnione ( Należy tu pamiętać, że samo twierdzenie pracownika o zaleceniu spacerów przez lekarza, może zostać uznane za mało wiarygodne, ważnym jest aby taka informacja znajdowała się również w dokumentacji medycznej). Nieobecność pracownika w domu podczas takiego spaceru nie powinna być interpretowana jako niewłaściwe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego. Wykonywanie takich czynności nie pozbawia pracownika prawa do zasiłku chorobowego.

Chociaż adnotacja lekarza może wskazywać, że pracownik może chodzić, nie oznacza to, że pracownik może wykonywać uciążliwe czynności lub wykonywać pracę w trakcie zwolnienia lekarskiego.

W przypadku zwolnień lekarskich związanych z koniecznością opieki nad chorym członkiem rodziny, pracownik nie jest uważany za niewłaściwie wykorzystującego zwolnienie lekarskie, jeśli wykonywał normalne codzienne czynności w zastępstwie osoby pod opieką, na przykład robiąc zakupy żywnościowe lub odbierając dziecko z przedszkola.

Jeżeli pracodawca ma wątpliwości, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem oraz czy ma prawo do zasiłku, powinien skierować wniosek do odpowiedniego oddziału ZUS. W razie potrzeby, ZUS może zasięgnąć opinii lekarza orzecznika.

Ważne jest zrozumienie, że zwolnienie lekarskie ma na celu zapewnienie pracownikowi czasu i możliwości do pełnej regeneracji, a nie pozbawienie go możliwości prowadzenia normalnego życia. Pracownik powinien jednak zachować ostrożność i unikać wszelkich czynności, które mogą pogorszyć jego stan zdrowia lub przedłużyć okres niezdolności do pracy.

Nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego, czyli wykonywanie pracy zarobkowej lub działanie niezgodne z celem zwolnienia, może prowadzić do poważnych konsekwencji dla pracownika. Zgodnie z prawem polskim, takie działania mogą spowodować utratę prawa do wynagrodzenia za cały okres zwolnienia lekarskiego oraz dają pracodawcy prawo do podejmowania decyzji dyscyplinarnych.

Podstawy Prawne:
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 12 listopada 2002 r. sygn. akt III AU a 3189/01
Wyrok SN z dnia 5 czerwca 2008 r., II UK 11/08
Wyrok SN z dnia 3 marca 2010 r., III UK 71/09